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Cómo organizar un evento de prensa para dar a conocer tu marca o tu lanzamiento estrella

Uno de los objetivos principales para las marcas es darse a conocer a medios especializados y la forma más rápida y efectiva de hacerlo es organizar un evento de prensa que impresione.
Como agencia de comunicación una de nuestras actividades principales es la organización y coordinación de este tipo de eventos. Nos encargamos de buscar un lugar acorde a la marca, de convocar a los medios, contratar el catering, de crear o asesorar el look&feel del evento al completo: diseñar el save the date, la invitación, los visuales… Y, por supuesto, de acompañar durante la velada para dar la bienvenida a los invitados y presentar a los responsables de marca.
Nuestro objetivo no es solo que la firma aparezca en los medios sino que se viva una experiencia única.

Un ejemplo de evento de prensa fue el que realizamos para presentar Apicia a la prensa de belleza teniendo en cuenta todos los factores claves que se deben tener a la hora de organizar un evento de prensa:

1. La convocatoria: Este punto es el más importante, sin asistentes no hay evento. Se deben seleccionar los medios que más interesen a la marca y l@s periodistas con los que mejor relación se tenga. Recomendamos hacer siempre una lista con más personas de las que permita el aforo pues siempre habrá personas que rechacen la invitación porque no puedan asistir.

2. La fecha: se debe escoger al menos con más de un mes de antelación. L@s periodist@s tienen una agenda muy apretada y no querrás encontrar que justo el día que pensabas hacer el evento hay otra presentación convocada. Una buena idea para eventos de belleza es consultar la agenda de la asociación de periodistas de belleza aunque solo podrás acceder si te han autorizado antes. En esta agenda verás los press day, open day y otros eventos convocados por marcas y medios de belleza. Escoge la fecha con tiempo para poder llegar a todos los plazos con los proveedores y considera que los mejores días para eventos de prensa son los martes, miércoles y los jueves (nuestro preferido). Descarta las semanas con festivos y los meses más festivos como los de verano. (se repite muy seguido)

3. El lugar: Tiene que ser perfecto y encajar totalmente con la marca o con el producto que se quiera comunicar. Además debe permitir cierta flexibilidad a la hora de personalizarlo o decorarlo. En el caso de una marca de lujo debe ser un lugar con caché y muy exclusivo. Te recomendamos que el lugar sea lo más accesible y céntrico posible. Nosotros para la marca Apicia optamos por el reconocido club Alma en pleno barrio de Salamanca (Madrid).

4. El Save the date: recomendamos enviarlo entre 20 y 30 días antes de que tenga lugar el evento. Si lo envías con mucha antelación puede causar confusión o incluso que se olviden. Si lo envías en una fecha muy cercana al evento es probable que ya tengan otro compromiso por lo que el envío del STD debe estar muy estudiado. Además recomendamos enviarlo en formato digital con un diseño llamativo y que cause expectación, siempre rogando confirmación.

5. Invitación: Se envía entre 10 y 7 días antes del evento a las personas que han confirmado asistencia y a personas que no han respondido pero están invitadas. En este caso recomendamos realizar un diseño original, bonito y acorde a la imagen de marca con envío físico para que la experiencia sea más especial. Esta opción la acompañamos siempre de su formato digital.

6. El contenido: para que la presentación sea un éxito no debe ser demasiado larga, unos 20 minutos; dejando unos 10 minutos al final para preguntas. El contenido debe ser interesante, innovador y atractivo. Hay muchas marcas y se hacen muchas presentaciones por lo que no se debe aburrir a los asistentes. Recomendamos acompañar el momento presentación con algún vídeo breve e impactante, que entretenga y muestre los valores principales de la marca/producto.
También recomendamos que no todo sea contenido sino que se viva una experiencia: un desayuno tematizado (en el caso de Apicia la apiterapia dio mucho juego para probar texturas y olores), un photobooth animado, un recorrido por la historia de la marca, un testeo de productos, un concierto… Hay muchas ideas que pueden hacer que el contenido se convierta en experiencia.

7. Información de la marca: muchas personas se olvidarán de lo que han escuchado/visto así que pon siempre en su sitio un cuaderno o libreta personalizada junto a un bolígrafo para que tomen notas. Añade un pendrive personalizado con fotos e información de la marca/producto para que puedan llevárselo y revisar el contenido en la oficina.

8. El regalo: no podemos dejar que los invitados se vayan sin un recuerdo del evento… El broche final es éste y es importante que esté muy bien pensado. Recomendamos que sea siempre algo personalizado por la marca y que incluya al menos un producto. Puede ser una caja exclusiva para el evento con un par de productos complementarios, un producto junto a una joya personalizada: pulsera o colgante, una flor personalizada y perfumada (para marcas de perfumes)… Deja que vuele tu imaginación y sorprende con un regalo único. Recuerda que todos los invitados que acudan están destinando tiempo a tu marca o a tu producto y por tanto hay que hacerles sentir únicos desde el momento que lanzas el Save the date hasta el momento que llegan a su oficina.